Guía práctica para empleadores: Registro y aviso de investigación por la Ley Karin ante la Dirección del Trabajo

La Ley 21.643 “Ley Karin” ha establecido un proceso claro para que los empleadores que inicien una investigación interna la lleven a cabo íntegramente con un procedimiento apegado a la Ley y con estricto cumplimiento al protocolo de prevención, investigación y sanción que cada empresa tenga vigente para con sus trabajadores.

No obstante, la Dirección del Trabajo creó una etapa adicional a la que fue establecida por la Ley, de manera tal de obligar a los empleadores a informar cada etapa del proceso a través de un sistema de registros de acuerdo al siguiente detalle:

Paso 1: Selección de servicio. El proceso comienza accediendo al portal de la Dirección del Trabajo (DT) y seleccionando la opción «Contáctenos». Desde allí, se debe acceder al sistema para realizar trámites. Una vez dentro, seleccionar «Trámites» y proceder con la validación mediante Clave Única, solamente si la persona que inicia el trámite ya ha sido designada “representante laboral electrónico”.

Es importante que el empleador tenga registrada su casilla electrónica NCC (Notificaciones, Citaciones y Comunicaciones) ya que será el medio oficial para cualquier comunicación con la DT.

Paso 2: Identificación de la solicitud. El empleador debe seleccionar uno de los tres motivos de contacto disponibles:

1. Depósito de investigación
2. Aviso de inicio de investigación
3. Derivación de denuncia a la DT

Los campos del formulario se autocompletarán con la información del empleador, pero es necesario agregar detalles adicionales, como la dirección específica y una aclaratoria de hasta 60 caracteres si fuera necesario.

Paso 3: Detalles de la solicitud

1. Depósito de investigación. Este proceso se utiliza para solicitar a la Dirección del Trabajo un pronunciamiento respecto a la investigación realizada por el empleador. La DT puede responder «Con Observaciones» o «Sin Observaciones». El empleador debe detallar la información de la investigación: fechas importantes, medidas de resguardo adoptadas, conclusiones, y medidas reparatorias si aplican. Todos los respaldos deben adjuntarse en formatos como PDF, JPG, DOC, con un tamaño máximo de 50 MB por documento.
2. Aviso de inicio de investigación. Si se está iniciando una nueva investigación, el empleador debe notificar formalmente a la DT. Esto implica registrar datos básicos como la fecha de recepción de la denuncia y el inicio de la investigación. También es necesario adjuntar respaldos relevantes y describir los antecedentes de la investigación.
3. Derivación de denuncia a la DT. Esta opción formaliza la recepción de una denuncia e inicia la investigación. Al igual que en los casos anteriores, se deben detallar todos los antecedentes y adjuntar los respaldos asociados a la denuncia.

Paso 4: Confirmación e ingreso exitoso de la solicitud. Una vez completado el trámite, se mostrará un mensaje de ingreso exitoso con un código asignado a la solicitud. El empleador podrá revisar el «Estado Actual de la Solicitud» que puede encontrarse en una de las siguientes etapas: «Ingresado», «Revisión», «En Espera» o «Cerrado».

Paso 5: Revisión de solicitudes. Desde el perfil del usuario, se puede revisar el historial de todas las solicitudes ingresadas, junto con los documentos adjuntos y los cambios de estado. Esto facilita el seguimiento del proceso de investigación ante la DT.

Aunque la Dirección del Trabajo ha creado un sistema digital para el registro y aviso de investigaciones, este puede resultar en un proceso más gravoso y complejo para los empleadores. La obligación de seguir estos trámites, adjuntar respaldos y mantener una comunicación formalizada a través del sistema digital añade un nivel de burocracia adicional al proceso de investigación, que puede ser demandante en términos de tiempo y recursos.

Sin embargo, es importante que los empleadores sigan estos procedimientos al pie de la letra, ya que su cumplimiento es obligatorio y su inobservancia puede traer consecuencias legales.

Si necesitas asistencia para llevar a cabo este trámite, nuestro equipo en CZ Abogados está disponible para asesorarte en cada paso del proceso.

 

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