¿Qué hacer si se extravía documentación laboral?

La documentación laboral es un pilar fundamental para la gestión empresarial. No solo protege los derechos y obligaciones de la empresa frente a sus trabajadores, sino que también es clave para evitar sanciones en caso de fiscalización por parte de la Inspección del Trabajo. Sin un adecuado resguardo documental, las empresas pueden enfrentar problemas legales y financieros significativos.

• Obligación de conservar la documentación

El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2 de 1967 establece que «toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones».

Esto implica que es responsabilidad del empleador garantizar la custodia de estos documentos. Según ha establecido la Dirección del Trabajo, la documentación laboral debe conservarse por al menos cinco años, periodo necesario para respaldar adecuadamente las obligaciones laborales, previsionales y tributarias frente a las posibles fiscalizaciones.

• ¿Cómo mitigar el riesgo de pérdida documental?

Perder contratos u otros documentos clave puede generar una exposición legal para la empresa. Para minimizar riesgos y cumplir con la normativa, es recomendable seguir estos pasos:

1. Dejar constancia de la pérdida: Es fundamental dejar constancia del extravío en Carabineros, resguardándose en caso de fiscalizaciones.
2. Reconstituir la documentación: Confeccionar una copia del documento original, incluyendo una cláusula específica que reconozca la pérdida del documento por ambas partes y reconozca la antigüedad laboral correspondiente.
3. Aceptación por parte del trabajador: Para evitar conflictos futuros, se recomienda que el trabajador firme la nueva copia del documento, aceptando su contenido sin objeción alguna.

• Protege a tu empresa ante fiscalizaciones

El incumplimiento de esta normativa puede derivar en multas y complicaciones legales en caso de fiscalización o litigios laborales sin respaldo suficiente. Considerando que muchas empresas cuentan con trabajadores de larga data, la pérdida de un contrato original puede convertirse en un riesgo significativo.

Para evitar contingencias, es esencial implementar un sistema eficiente de gestión documental y actuar de manera proactiva ante cualquier extravío, por lo que tener asesoría es primordial en estos escenarios.

Si tu empresa necesita prevenir riesgos o enfrentar una fiscalización, ¡contáctanos! Somos abogados laborales especializados en asesorar a las empresas y optimizar su cumplimiento normativo.

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